Hiện nay, xã hội ngày càng phát triển, do đó các nhu cầu về nhà ở của người dân cũng ngày càng tăng cao hơn. Chính vì thế mà các chủ đầu tư cần phải có bộ phần quản lý vận hành nhà ở thấp tầng theo đúng tiêu chuẩn và quy định đã đưa ra.

Tiêu chuẩn quản lý dịch vụ vận hành nhà ở thấp tầng

1.1. Lễ tân/CSKH trực 

Theo đúng giờ được đưa ra từ quy định quản lý vận hành nhà ở thấp tầng của mỗi dự án (Lễ tân/CSKH trực theo giờ hành chính, nhân viên kỹ thuật trực 24/24) tại văn phòng Ban quản lý Khu Nhà ở để phục vụ cư dân. Đảm bảo số hotline luôn có người trực 24/24. Luôn có Bàn ghế chờ sẵn sàng phục vụ. Giờ hoạt động: 07:00g sáng – 21h các ngày hoặc tùy theo tiến độ cư dân về ở.

1.2. Dịch vụ vệ sinh theo quy định quản lý vận hành nhà ở thấp tầng

Thu gom rác: Phương án bố trí cụ thể về tần xuất, lượng nhân sự tùy thuộc vào quy mô, thiết kế hệ thống thu gom rác tại mỗi dự án, tuy nhiên tuân thủ theo nguyên tắc Nhân viên vệ sinh sẽ thu gom rác hàng ngày theo giờ quy định trong Khu Nhà tùy theo mùa vụ, theo giai đoạn. Thời gian đổ rác được thực hiện hàng ngày vào lúc: Từ 16h00 đến 20h00 hàng ngày. Thời gian thu gom rác vận chuyển ra khỏi dự án là 21h00 – 22h00 hàng ngày.

Tại các khu vực được quy định của Khu Nhà được trang bị một thùng chứa rác, cư dân bỏ rác vào thùng vào thời gian quy định, nhân viên vệ sinh sẽ chịu trách nhiệm thu gom và chuyển ra khu vực tập kết rác chung của khu vực.

Tần suất vệ sinh: Tùy thuộc vào quy mô & công năng tiện ích của các dự án mà có Tần xuất vệ sinh khác nhau. Tuy nhiên, tối thiểu đạt như sau:

Khu vực ngoại cảnh, công cộng:

Ngoại cảnh: Kiểm tra toàn bộ các khu vực làm vệ sinh. Quét, nhặt rác và lá úa lối khu vực lòng đường, vỉa hè trong khuôn viên khu nhà, khu vui chơi trung tâm, Khu vực thu gom rác 1 lần/ngày.

Thu gom vận chuyển rác 1 lần/ngày. Vệ sinh khu vực cống nước thải, khơi thông rãnh thoát nước nổi tại vỉa hè, lối đi xung quanh khu nhà 1 lần/ngày. Vệ sinh đồ chơi khu vực vui chơi trung tâm, vườn, đài phun nước 1 lần/ngày. Thường xuyên kiểm tra và nhặt rác 1 lần/ngày.

Tẩy các vết bẩn phát sinh 1 lần/ngày. Vệ sinh sàn đài phun nước 1 lần/ngày. Lau ghế đá và ghế gỗ 1lần/ngày. Làm sạch biển hiện, cổng chính ra vào (dưới 4m) 2 lần/ngày. Vệ sinh lau cổng hoa sắt, vòm hoa trang trí 1 lần/tuần. Vệ sinh mặt ngoài hệ thống đèn 1 lần/tuần. Vệ sinh bàn ghế đá, thùng rác trang trí sân vườn… 1 lần/ngày.

Định kỳ hàng tháng/ quý thực hiện vệ sinh trong các bóng đèn (kỹ thuật hỗ trợ tháo lắp) 1 lần/tháng. Làm sạch bốt bảo vệ, barie 1 lần/ngày. Làm sạch cột inox hàng rào quanh dự án 1 lần/tuần.

Khu vực bãi để xe: Quét khu vực bãi đỗ xe 1 lần/ngày. Quét các dốc lên xuống 1 lần/ngày. Thu gom vận chuyển rác 2 lần/ngày. Tẩy các vết bẩn phát sinh 1 lần/ngày. Làm sạch rãnh thoát nước 1 lần/tuần. Lau và vệ sinh các thiết bị PCCC 1 lần/ngày. Phun rửa sàn bãi đậu xe, dốc bãi xe 1 lần/tháng.

Văn phòng BQL Khu nhà: Cọ tẩy bồn rửa, bồn cầu, bệ tiểu, các thiết bị khử mùi 2 lần/ngày. Lau gương, quét và lau sàn 1 lần/ngày. Thu gom và đổ rác 1 lần/ngày. Tra giấy vệ sinh và xà phòng rửa tay 1 lần/ngày. Tổng vệ sinh nhà vệ sinh 1 lần/tuần. Quét mạng nhện trần 1 lần/tuần.

Khu vực bể bơi ngoài trời: Làm sạch khu vực cảnh quan ngoài trời 2 lần/ngày. Làm sạch nhà vệ sinh công cộng 2 lần/ngày. Làm sạch khu vực nhà tắm tráng 2 lần/ngày.

Vận chuyển rác thải: Thu gom và chuyển rác thải ít nhất 1 lần/ngày vào cuối ngày. Thu gom rác nếu có phát sinh 1 lần/ngày. Thu gom rác vào ca tối => Vận chuyển đến nơi tập kết của công ty vệ sinh môi trường vào ca sáng 1 lần/ngày.

Khu vực chứa rác thải: Vệ sinh khu vực để thùng rác và khử mùi 1 lần/ngày. Rửa sàn, thùng rác, tường và khử trùng – mùi 1 lần/ngày.

 1.3. Chăm sóc cảnh quan theo quản lý vận hành nhà ở thấp tầng

Sàn/bề mặt gạch đá: Khô ráo, không có rác, không trơn trượt, không có vết ố loang/đọng nước. Bề mặt đá: bằng phẳng, không bị nứt lớn/vỡ; sáng bóng đối với các khu vực trong nhà. Nếu là mặt bàn: được kê chắc chắn giữa tâm chân trụ đỡ. Mạch gạch: không bị mất mạch hoặc tạo thành rãnh; sạch (đối với các khu vực trong nhà).

Trần, tường, cổng chào, mái sân thượng: Không: mạng nhện, vết bẩn, vết vá…Ốp chân tường/phào trần/các chi tiết trang trí không: bong tróc, nứt vỡ, ẩm mốc. Các vết sơn (vá) không lộ rõ. Thiết bị gắn trên tường/trần/cổng chào sạch sẽ, được định vị chắc chắn, ngay ngắn, hoạt động tốt. Nắp thăm trần/tấm che miệng gió điều hòa không bị bẩn, mốc, được đậy khít với bề mặt trần.

Các đồ kim loại (inox, nhôm, sắt…): Đối với khu vực ngoài trời: không móp méo, biến dạng .

Sàn/đồ gỗ và mây tre: Bề mặt sáng bóng (đối với các đồ được sơn bóng), không bám bẩn/vết/nấm mốc, không cập kênh/hở nối, không có các vết trầy xước sâu/dài. Cánh cửa/ngăn kéo đóng/mở nhẹ nhàng, không có tiếng kêu, không hở dấu đinh và mối nối, bản lề không rỉ sét. Bàn ghế, đồ nội thất không cập kênh, khớp nối chắc chắn. Đồ nội thất đan (nếu có như mây tre, giả mây) không được đứt dây, bong các mối nối.

Đồ nhựa và mi ca: Bề mặt sạch sẽ, không trầy xước lớn. Không: mốc, rạn nứt/sứt, biến dạng, đổi màu.

Bề mặt gương, kính, đồ thủy tinh và sành sứ: Không có: vết ố, bẩn, vết nứt, sứt mẻ, xước sâu. Bề mặt kính: sáng và trong, không có vết bẩn ở cả 2 mặt kính (trừ kính bên ngoài tòa nhà được vệ sinh định kỳ theo quy định). Bề mặt gương: sáng, không có vệt nước, không bong rộp. Các vật dụng phục vụ khách như ly, cốc, tách…: khô ráo, sạch bóng và không mùi.

Bảng biển, trang thiết bị (điện, báo cháy/khói, hộp PCCC, thiết bị khuếch đại sóng điện thoại, miệng gió, đèn, loa, camera, bảng biển,…): Sạch sẽ, định vị chắc chắn, điều khiển dễ dàng, hoạt động tốt. Nguyên vẹn (không móp méo, bong tróc…); không: bám mạng nhện, rỉ sét. Chữ/hình trên các bảng biển, trang thiết bị còn nguyên và đủ nét. Không xô lệch/thay đổi vị trí ban đầu.

Thiết bị cấp nước (vòi nước, ống nước nổi,…): Định vị chắc chắn, tắt mở dễ dàng. Hoạt động tốt, lượng nước ra đều, không bị vàng/ rỉ/nghẹt.

Các khu vực thoát nước (hố ga, hố thoát sàn, cống rãnh, lòng mương…): Thoát nước tốt, không ứ đọng, không gây tràn nước lên bề mặt, không bốc mùi hôi. Nắp hố ga/lưới chắn rác/thoát sàn… còn nguyên vẹn, được đậy kín, đặt chắc chắn, không cập kênh/lỏng lẻo. Hố thoát sàn được đổ nước vào hàng ngày. Nắp rãnh thoát nước: Sạch sẽ, phủ đủ rãnh, không mất các thanh chắn, các thành viền bo mép không bị gãy/đứt đoạn. Lòng mương, cống rãnh thoát nước không có: nhiều bùn, rác, cây cỏ, rêu nổi trên mặt nước.

Vỉa hè và đường giao thông nội bộ: Không có rác, mùi hôi, đọng nước; không có vật cản trở giao thông; không tung bụi khi có phương tiện chạy qua. Gạch/đá lát đường không vỡ/nứt/lún/cập kênh, không có ổ gà/lỗ hổng.

Nhà chứa rác, thùng rác công cộng: Sạch sẽ, khô thoáng. Tem/biển báo (nếu có) nguyên vẹn, rõ ràng. Thùng rác phải có túi nylon lót bên trong đúng kích cỡ, được đậy kín (trừ thùng chum, thùng rác chim cánh cụt). Rác không được đầy quá 3/4 thùng không bốc mùi hôi. Quanh thùng không có rác vương vãi, vết bẩn. Xe thùng gom rác (nếu có): sạch sẽ, không móp méo; rác để gọn trong thùng; không để lộ thùng rác bên trong xe khi di chuyển tại khu vực phục vụ khách. Tập kết và xử lý rác theo thời gian quy định của từng khu vực.

Nhà vệ sinh công cộng: Không có mùi hôi, sử dụng nến thơm/xịt thơm. Đảm bảo bổ sung đầy đủ: giấy vệ sinh (tối thiểu còn 1/3 cuộn), xà phòng rửa tay (tối thiểu còn 1/3 hộp). Máy sấy tay (nếu có): hoạt động tốt, không có vết bẩn, không nứt/vỡ. Bình xà phòng (xà bông): nút nhấn hoạt động tốt, cho ra lượng xà phòng vừa đủ. Cửa và vách ngăn cabin ở tình trạng nguyên vẹn, không có vết bẩn.

Nhà tắm tráng/ nhà tắm công cộng: Sàn không có rác, tóc, không trơn trượt. Giá để xà phòng sạch sẽ, gọn gàng (không có đồ dùng của khách). Rèm/cửa/vách cabin tắm sạch, không mốc.

Tủ locker: Đánh số rõ ràng, tương ứng giữa tủ và chìa khoá. Có biển chỉ dẫn số thứ tự tại đầu mỗi hàng tủ. Sạch sẽ, khô ráo, không rỉ sét/bong tróc sơn, cánh cửa không bị lỏng/lệch, hoạt động tốt.

Cột cờ, cột điện, cột đèn: Cột cờ: sạch, được định vị chắc chắn. Luôn có cờ treo ngay ngắn, nguyên vẹn, màu sắc tươi mới. Dây cáp thẳng, không bị chùng hoặc hỏng. Cột điện, cột đèn: chân và thân cột không bám bùn đất. Hộp kỹ thuật được đậy kín. Không có dây điện đi nổi quanh cột.

1.4. Dịch vụ an ninh theo đúng quy định vận hành nhà ở thấp tầng

– Đối với các địa điểm trọng yếu sẽ có bộ phận an ninh trực 24/24 giờ tại các vị trí đảm bảo an toàn, an ninh và PCCC.

– Bộ phận an ninh có trách nhiệm: Giám sát việc thực thi các quy định, đảm bảo an ninh trật tự tại phần sở hữu chung. Giám sát và kiểm soát người và hàng hóa ra, vào. PCCC tại chỗ cũng như phối hợp với Công an PCCC khi có cháy lớn. Điều hành khu vực bãi đỗ xe, phối hợp với chính quyền địa phương trong công tác điều tra khi có sự việc mất an ninh trật tự xảy ra tại dự án.

– Ngoài công tác tuần tra theo ca, bộ phận an ninh còn được trang bị hệ thống camera hoạt động 24/24 giờ giám sát tất cả các khu vực sở hữu chung của dự án. Hệ thống lưu trữ dữ liệu của camera lưu được dữ liệu quan sát trong một khoảng thời gian nhất định.

1.5. Dịch vụ diệt côn trùng theo quy trình quản lý vận hành nhà ở thấp tầng:

– Duy trì dịch vụ kiểm soát côn trùng tại tất cả các khu vực sở hữu chung, ngoài trừ các khu vực bên trong Nhà ở.

– Nhà thầu cung cấp dịch vụ xử lý côn trùng dịch hại được tiến hành thường xuyên theo định kỳ, phạm vi của dịch vụ này là kiểm soát, tiêu diệt và ngăn ngừa mầm bệnh lây lan của côn trùng trong dự án.

Tiêu chuẩn chăm sóc cây xanh

2.1. Định mức nhân sự theo mật độ cây xanh:

– Đối với thảm cỏ, hoa, cây bụi: Định mức bố trí tùy thuộc theo mặt bằng cụ thể, số lượng chủng loại cây, mật độ trồng (bao gồm toàn bộ các công việc liên quan như tưới cây, nhổ cỏ dại, vệ sinh dị vật, phun thuốc, bón phân, cắt tỉa,…).

– Đối với cây bóng mát: Định mức bố trí tùy thuộc theo mặt bằng cụ thể, số lượng chủng loại cây, mật độ trồng (bao gồm toàn bộ các công việc liên quan như tưới cây, nhổ cỏ dại, vệ sinh dị vật, phun thuốc, bón phân, cắt tỉa chồi phụ, cành chết, gia cố cọc chống,…).

2.2. Tần suất chăm sóc:

Thảm cỏ: Nhặt rác, lá khô, cỏ dại trên thảm cỏ để đảm bảo các thảm cỏ luôn sạch rác và cỏ dại 1 lần/ngày. San lấp những vị trí cỏ bị hư, lồi lõm đảm bảo mặt cỏ luôn phẳng 1 lần/ngày. Nhặt sạch sỏi, đá có đường kính lớn hơn 2cm lộ trên bãi cỏ 1 lần/ngày. Tưới nước 1 lần/ngày. Cắt cỏ và thu gom vào nơi quy định 1 lần/tháng. Bón phân cho cỏ, phun thuốc nếu phát hiện sâu bệnh 3 lần/năm. Cắt thảm cỏ 1 lần/tháng tùy thuốc vào tình hình sinh trưởng của thảm cỏ có thể tăng tần xuất thực hiện: Chiều cao tiêu chuẩn thảm cỏ 7-10cm phải dùng máy cắt cỏ phẳng đẹp thẩm mỹ thùy thuộc vào địa hình, các gốc bồn cây, viền mép phải chặt viền thẩm mỹ.

Cây bụi, cây có tán tròn: Cắt tỉa, tạo tán 1 lần/tháng. Tưới nước 1 lần/ngày. Theo dõi tình hình sâu bệnh 1 lần/ngày. Phun thuốc sâu 3 lần/tháng. Bón phân định kỳ 3 lần/năm.

Cây bóng mát: Cắt tỉa cành khô, cành sâu bệnh, cành um tùm 1 lần/ngày. Theo dõi tình hình sâu bệnh 1 lần/ngày. Bón phân định kỳ 3 lần/năm. Phun thuốc sâu 1 lần/tháng. Tưới nước 1 lần/ngày. Cọc chống 1 lần/ngày Thường xuyên kiểm tra nếu phát hiện cọc chống bị hư hỏng, lung lay phải xử lý kịp thời. Trong trường hợp có nhân tố khác tác động làm hỏng cọc chống phải báo kịp thời để trình phương án xử lý.

Cây hàng rào, cây viền, bồn cây: Vệ sinh rác, cỏ dại, tưới nước 1 lần/ngày. Cắt tỉa viền bồn cây, tạo tán, tạo hình cho phẳng hoặc theo yêu cầu 1 lần/tháng. Bón phân 1 lần/tháng. Phun thuốc sâu 3 lần/năm.

Giàn hoa hồng leo: Tưới nước 1 lần/ngày. Nhặt lá vàng, cắt tỉa lá xấu, trồng dặm cây chết 1 lần/tháng. Bón phân 2 lần/tháng. Phun thuốc phòng bệnh 3 lần/tháng. Buộc đan ngọn hồng leo vào dàn 1 lần/ngày tùy thuộc vào tình hình sinh trưởng của cây.

Hoa hồng cổ, hoa hồng bụi: Tưới nước 1 lần/ngày. Xới đất, cắt tỉa lá vàng, hoa tàn, cành khô héo 1 lần/ngày. Bón phân 2 lần/tháng. Phun thuốc phòng bệnh 3 lần/tháng. Chống dàn cây 1 lần/ngày kiểm tra thường xuyên nếu phát hiện cọc chống bị hỏng bổ sung ngay, chất liệu cọc có thể dùng thanh tre nhỏ chịu lực thẩm mỹ, tùy theo từng cây.

Tiêu chuẩn An ninh

3.1. Bảo vệ: 

Tùy vào quy mô và công năng của mỗi dự án sẽ có phương án cụ thể, trên nguyên tắc bảo vệ 24/24h, thực hiện tuần tra các khu tiện ích xung quanh dự án như bể bơi, sân tenis, lõi khu biệt thự, nhà điều hành….

3.2. Camera: 

Tại các tuyến đường, các khu vực bố trí camera quan sát được toàn bộ các căn nhà ở và không có góc khuất hay điểm mù. Thời gian lưu tối thiểu 2 tháng. (Số lượng camera được lên phương án cụ thể theo từng thiết kế cụ thể của các dự án đảm bảo nguyên tắc trên).

Nhân viên trực: Nhân viên an ninh trực camera tại phòng Camera 24/24, số lượng nhân viên tùy thuộc quy mô cụ thể với từng dự án.

Hệ thống kỹ thuật theo quản lý vận hành nhà ở

4.1. Tần suất bảo trì bảo dưỡng định kì: hệ thống PCCC; Hệ thống cấp thoát nước; Hệ thống điện…

Hệ thống điện: Trạm biến áp (chỉ kiểm tra sơ bộ an toàn bên ngoài vì TBA thuộc điện lực quản lý) 1 lần/năm. Phòng hạ thế tổng, tủ điện tổng, tủ tụ bù 1 lần/quý. Hệ thống tiếp địa 1 lần/6 tháng. Hệ thống chống sét 1 lần/6 tháng. Hệ thống cấp điện hạ thế (sau TBA) bao gồm đường dây ngầm, dây nổi, tủ điện phân phối,… 1 lần/quý. Đèn hắt, chiếu sáng sân vườn 1 lần/quý. Chiếu sáng khu công cộng 1 lần/quý. Máy phát điện 1 lần/tháng.

Hệ thống cấp thoát nước: Trạm bơm chuyển bậc 1 lần/quý. Hệ thống rãnh thoát ngoài nhà 1 lần/quý. Thiết bị vệ sinh khu vực công cộng 1 lần/tháng.

Hệ thống PCCC: Ống cấp, trụ nước (kiểm tra cảm quan, thuộc PCCC cấp Tỉnh quản lý) 1 lần/quý. Thiết bị chữa cháy cầm tay 1 lần/quý.

Hệ thống điện nhẹ: Hệ thống Camera giám sát 1 lần/tháng.

Hệ thống bể bơi: Bảo dưỡng tủ điều khiển bơm 1 lần/quý. Vệ sinh các bơm lọc, phin lọc, bầu lọc 1 lần/tháng. Bảo dưỡng, cân chỉnh lại bơm châm hóa chất 1 lần/tháng. Vệ sinh bể cân bằng 1 lần/quý. Thay nước bể bơi trước mùa bơi 1 lần/năm.

4.2. Thời gian thực hiện bảo trì bảo dưỡng

Tùy vào từng loại thiết bị bảo dưỡng, và đặc điểm mỗi dự án, sẽ có quy định cụ thể trong quy trình tác nghiệp chi tiết.

4.3 Phòng ngừa, khắc phục sự cố 

Bộ phận kỹ thuật có mặt tại nơi được thông báo sau từ 10 – 15 phút.

4.4. Thời gian khắc phục sự cố theo quy trình quản lý vận hành nhà ở thấp tầng

Đối với sự cố nhẹ: khắc phục trong thời gian tối đa 60 phút kể từ khi có mặt tại địa điểm xảy ra sự cố.

Sự cố nhẹ là những sự cố: Không gây thiệt hại hoặc gây thiệt hại nhưng không đáng kể. Có thể khắc phục tại chỗ hoặc thời gian khắc phục ít. Không tốn vật tư tiêu hao hoặc tốn những vật tư tiêu hao nhỏ như băng dính, ốc vít……

Đối với sự cố nặng: thời gian khắc phục trong vòng 12 h nếu không sửa được, Bộ phận kỹ thuật phải có phương án khắc phục tạm.

Sự cố nặng là những sự cố: Gây thiệt hại lớn. Không thể khắc phục trong thời gian ngắn.Tốn nhiều vật tư tiêu hao.

4.5. Phương án dự phòng khi không xử lý được sự cố

Trong trường hợp mất điện do hỏng đột suất ngoài phạm vi dự án án hoặc nhà cung cấp cắt nguồn cấp tổng hoặc do cháy tủ điện tổng à không có phương án dự phòng. Buộc phải chờ đưa thiết bị đi sửa chữa hoặc mua mới. Về thời gian cụ thể, sẽ xây dựng cho từng dự án.

4.6.  Hệ thống điện dự phòng

Khi mất điện lưới: tự động kích hoạt thông thường từ 30 giây. Cung cấp điện cho hệ thống ưu tiên gồm: chiếu sáng giao thông & sân vườn, hệ thống công cộng (bơm nước chuyển bậc, barie, …).

Khi có điện trở lại: Bộ phận kỹ thuật kiểm tra an toàn thiết bị và sự ổn định của điện lưới  trước khi chuyển đổi sang điện lưới, từ 5-7 phút.

Tiêu chuẩn về Dịch vụ Diệt côn trùng theo quy định vận hành nhà ở thấp tầng:

– Thực hiện duy trì dịch vụ kiểm soát côn trùng (diệt ruồi, diệt muỗi, diệt kiến, diệt gián, diệt mối, diệt rắn…) theo quy định quản lý vận hành nhà ở thấp tầng. Phun thuốc khử trùng, diệt tận gốc côn trùng và phòng tránh các bệnh do chúng gây ra, tại tất cả khu vực sở hữu chung của dự án.

– Đơn vị cung cấp dịch vụ xử lý côn trùng dịch hại được tiến hành thường xuyên theo định kỳ, thực hiện kiểm soát tất cả các dịch hại.

– Thực hiện sử dụng hóa chất theo đúng quy trình, không làm ảnh hưởng tới sức khỏe con người và môi trường.

– Lịch chi tiết từng lần thực hiện dịch vụ này sẽ được thông báo trên bảng tin để Cư dân được biết.

– Ngoài ra khi phát hiện có những dấu hiệu về mầm bệnh lây lan của côn trùng, lập tức thực hiện các biện pháp tiêu diệt và ngăn ngừa mầm bệnh truyền nhiễm trong dự án.

Đào tạo

Tổ chức đào tạo, kiểm tra đánh giá nhân sự phục vụ quản lý vận hành nhà ở thấp tầng Khu nhà nắm được chính xác, đầy đủ tiêu chuẩn và mong muốn của Chủ đầu tư cũng như kiểm tra thực tế công tác vận hành.